אסטרטגית "חשוב אך לא דחוף" במצבי חירום/דרור שלו

אסטרטגית "חשוב אך לא דחוף" במצבי חירום/דרור שלו

בעולם העסקי המודרני, ניהול משברים והיערכות למצבי חירום, הפכו להיות חלק בלתי נפרד מהתנהלות ארגונית אחראית. אולם, ארגונים רבים נופלים למלכודת ה"דחוף" על חשבון ה"חשוב,  התמקדות בפתרון בעיות  מיידיות ודחופות על חשבון ההיערכות ארוכת הטווח למצבי חירום פוטנציאליים.

על מנת לדון בנושא נגדיר תחילה את המושגים "דחוף" ו "חשוב": דחוף אלו  משימות הדורשות תשומת לב מיידית, בעלות אופק זמן קצר, ומשפיעות על היום-יום של הארגון. אלו לרוב המשימות הצועקות ביותר לתשומת לב. חשוב אלו משימות התורמות למטרות ארוכות הטווח של הארגון, לאסטרטגיה ולחוסן הארגוני. הן לא בהכרח דורשות טיפול מידי, אך השפעתן משמעותית בטווח הארוך.

 אייזנהאואר הנשיא ה-34 של ארצות הברית וגנרל בצבא ארה"ב במלחמת העולם השנייה  אמר

" יש לי שני סוגים של בעיות: הדחופות והחשובות. הדחופות אינן חשובות, והחשובות אינן דחופות."  ע"ב ציטוט מפורסם זה פותחה מטריציה הנקראת מטריצת דחוף-חשוב( או מטריצת ניהול זמן) כלי ניהול זמן פרקטי המחלק משימות לארבעה רבעים לפי ממדי הדחיפות והחשיבות.

מטריצת אייזנהאואר בהקשר של היערכות למצבי חירום [1]

  1. דחוף וחשוב – ניהול משברים בזמן אמת, כמו תקלת סייבר פעילה או אסון טבע.
  2. חשוב אך לא דחוף – תכנון מוכנות לחירום, גיבוש תוכניות המשכיות עסקית, תרגולים.
  3. דחוף אך פחות חשוב – פתרון בעיות טכניות קטנות, מענה לדרישות רגולטוריות טקטיות.
  4. לא דחוף ולא חשוב – פעילויות שוטפות שאינן קשורות למוכנות לחירום.

הבעיה המרכזית היא שרוב הארגונים מתמקדים בקטגוריות " דחוף וחשוב", "דחוף אך פחות חשוב"  "ולא דחוף ולא חשוב" ומזניחים את הקטגוריה  "החשוב אך לא דחוף" – שהיא קריטית להיערכות אפקטיבית למצבי חירום.

להלן מספר דוגמאות להשקעה באסטרטגיית "החשוב אך לא דחוף": 1. אמזון השקיעה באופן עקבי בתכנון הגיבוי והעמידות של מרכזי המידע שלה, עוד לפני שחוותה תקלות משמעותיות. החברה יצרה אסטרטגיית גיבוי מקיפה הכוללת מרכזי נתונים מרובים באזורים גיאוגרפיים שונים, כאשר התרחשה הפסקת חשמל גדולה במרכז הנתונים של אמזון בווירג'יניה בשנת 2012, השירותים העיקריים המשיכו לפעול הודות למערכות הגיבוי וההמשכיות העסקית. ההערכות מראות שאמזון חסכה מיליוני דולרים בהכנסות ובנזק למוניטין בזכות ההשקעה המוקדמת[2] .2.  אחרי רעידת האדמה והצונאמי בשנת 2011 ביפן, טויוטה שינתה את אסטרטגיית שרשרת האספקה שלה, והשקיעה בפיתוח מערכת RESCUE (Reinforce Supply Chain Under Emergency) שמאפשרת לזהות צווארי בקבוק פוטנציאליים ולנהל אלטרנטיבות. כאשר רעידת אדמה חזקה התרחשה ביפן בשנת 2016, טויוטה הצליחה לחדש את הייצור תוך ימים ספורים, בעוד שלאחר אסון 2011 לקח לה חודשים. ההערכה היא שהחברה חסכה כ-2.5 מיליארד דולר בהשוואה לנזקים שנגרמו ב-2011  [3].

3.בורינג'ר אינגלהיים (Boehringer Ingelheim) חברת התרופות הגרמנית התמקדה בדרישות הרגולטוריות המיידיות ובהגנה על הפטנטים, אך לא השקיעה מספיק בתכנון המשכיות עסקית. בשנת 2013, שריפה במפעל הייצור העיקרי גרמה להפסקת אספקת תרופה מרכזית למשך שישה חודשים, הובילה להפסד של 750 מיליון אירו ולפגיעה משמעותית במוניטין[4]. 4. מאסטרקארד השקיעה למעלה מ-500 מיליון דולר בתשתיות אבטחת סייבר ובמוכנות לאירועי סייבר בין השנים 2014-2019, הרבה לפני שחוותה אירוע משמעותי.  בעוד שמתחרים כמו אקוויפקס חוו פריצות חמורות (2017) שעלו להם מיליארדי דולרים בנזקים ובפיצויים, מאסטרקארד הצליחה להדוף מתקפות משמעותיות והעריכה כי חסכה כ-3 מיליארד דולר בנזקים פוטנציאליים. דוגמאות אלו מציגות את חשיבות אסטרטגיית "החשוב אך לא דחוף" בהגנה על עסקים

חשיבות ההכנה המוקדמת ושימוש באסטרטגיה החשוב אך לא דחוף" טומנת בחובה מספר יתרונות: 1. זמן תגובה מהיר יותר – ארגונים מוכנים יכולים להגיב תוך דקות או שעות במקום ימים או שבועות. 2. שיפור קבלת ההחלטות – פרוטוקולים מוגדרים מראש מובילים להחלטות מושכלות יותר גם תחת לחץ. 3. יציבות תפעולית – שמירה על רציפות השירותים והמוצרים גם בתקופת משבר. 4. שיפור המוניטין – הוכחת יציבות ואמינות מחזקת את אמון הלקוחות והמשקיעים  5. עמידה בדרישות רגולטוריות – מניעת קנסות ועיצומים בגין אי-עמידה בדרישות[5].

מחקרים מראים שכל דולר המושקע בהיערכות למצבי חירום יכול לחסוך עד מיליארדי דולרים בנזקים פוטנציאליים. 1.הפחתת זמן השבתה – ארגון ממוצע מפסיד כ-5,600$ לדקת השבתה במערכות קריטיות. הכנה מוקדמת מקצרת את זמן ההתאוששות בממוצע ב-60%[6]. 2.הפחתת עלות אירועי סייבר – העלות הממוצעת של אירוע דליפת מידע ב-2023 עמדה על 4.45 מיליון דולר. ארגונים עם תכניות תגובה מפותחות חוו עלויות נמוכות ב-38%[7]. 4. מניעת קנסות רגולטוריים – אי-עמידה בתקנות כמו GDPR יכולה להוביל לקנסות של עד 4% מההכנסה השנתית העולמית. 5. הפחתת פרמיות ביטוח – חברות ביטוח מציעות הנחות של 10-25% לארגונים עם תכניות היערכות לחירום מוכחות .6. הגנה על ערך המניה – מחקרים מראים שחברות עם תכניות המשכיות עסקית איכותיות חוות ירידה ממוצעת של 5% בערך המניות לאחר אירוע משברי, לעומת 15% בחברות ללא תכניות כאלה[8].

על מנת להפוך את אסטרטגיית, "החשוב אך לא דחוף" לאסטרטגיה המובילה, על הארגון חבצע מספר מהלכים :

ההבדל בין התמקדות בדחוף לעומת החשוב בהיערכות למצבי חירום יכול להיות ההבדל בין שרידות לקריסה ארגונית. הדוגמאות מהעולם העסקי מדגישות שארגונים המשקיעים בהכנה מוקדמת מפגינים חוסן גדול יותר, מתאוששים מהר יותר, וחווים נזקים כלכליים קטנים יותר.

בעולם עסקי הנתון לתנודות גוברות, שינויי אקלים, איומי סייבר מתגברים וחוסר יציבות גיאופוליטית, היכולת להפוך את "החשוב" ל"דחוף" בהקשר של היערכות למצבי חירום אינה רק אסטרטגיה רק עסקית נבונה – היא הכרח תחרותי.

ההשקעה בהיערכות למצבי חירום אינה רק הוצאה, אלא השקעה עם החזר משמעותי שיכולה לחסוך מיליוני שקלים, להגן על המוניטין, ולהבטיח את ההמשכיות העסקית בעתות משבר. כפי שאמר בנג'מין פרנקלין: " By failing to prepare, you are preparing for failure (בכישלון להעירך אתה נערך לכישלון )[9].

[1] Forsyth, P. (2013). Successful time management. Kogan page publishers.‏

[2] Hamilton, J. (2014). "AWS Cloud Architecture Best Practices" –

[3] Matsuo, H. (2015). Implications of the Tohoku earthquake for Toyota׳ s coordination mechanism: Supply chain disruption of automotive semiconductors. International journal of production economics, 161, 217-227.‏

[4]   Elliot, D., Swartz, E., & Herbane, B. (2010). "Business Continuity Management: A Crisis Management Approach." Routledge.

 

[5] Weick, K. E., & Sutcliffe, K. M. (2015). Managing the unexpected: Sustained performance in a complex world. John Wiley & Sons.‏

[6] Federal Emergency Management Agency (FEMA). "Natural Hazard Mitigation Saves: 2019 Report." מחקר שהראה שכל דולר

[7] Ponemon Institute & IBM. "Cost of a Data Breach Report 2023" –

[8] Knight, R. F., & Pretty, D. J. (1996). The impact of catastrophes on shareholder value. Templeton College.‏

[9] Franklin, B. (1881). The Life of Benjamin Franklin (Vol. 2). JB Lippincott & Company.‏

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *